智能档案室建设可靠的信息传输手段、存储方式、运行环境和安全保证是系统成功的关键。档案库房在整体方案设计中，在系统设备选型、网络设计、软件设计等各个方面要充分考虑系统可靠性，需根据实际情况采用完善的备份方式和灾难恢复计划，确保系统运行的可靠性。
系统应充分考虑科学技术的迅猛发展趋势，我们在深圳档案室建设应用国内外业界较先进和标准的主流技术来保证系统各项功能的实现；按功能做成模块化的子系统，提供强大灵活的联动平台，并保证系统可以方便灵活地在处理能力、系统容量、功能点等方面进行扩充和升级换代，从而确保系统在未来一段时间内满足形势和业务发展的需要。